De eerste stap van je administratie bijhouden thuis: sorteer meteen je post
De eerste tip is om altijd direct je post te sorteren. Alles wat je binnenkrijgt, moet een logische bestemming krijgen. Dit geldt niet alleen voor fysieke post, maar ook voor digitale documenten. Heb je een rekening die betaald moet worden? Leg deze apart in een map of online map of een bakje voor actiepunten, die je dagelijks checkt. Schrijf dit ook op je to do lijst, zodat je niet vergeet op tijd te betalen.
Documenten die bewaard moeten worden, zoals belastingaanslagen of contracten gaan naar je vaste bewaarplek. Je kunt deze het beste in een overzichtelijke map doen, zodat je ze gemakkelijk terug kunt vinden als je ze nodig hebt. Alles wat je niet nodig hebt, zoals reclame of oude informatie, kan direct fysiek of digitaal de prullenbak in. Door dit dagelijks of wekelijks te doen, zorg je ervoor dat je post niet opstapelt maar overzichtelijk blijft.
Creëer een logisch systeem
Plan een jaarlijks administratie opruimmoment
Het is slim om minimaal een keer per jaar je administratie grondig door te nemen. Sorteren in overzichtelijke mappen doe je natuurlijk het hele jaar door. Doordat je niet alle documenten altijd hoeft te bewaren is het handig om richting het einde van het jaar een administratie opruimmoment te plannen. Bekijk je fysieke en digitale documenten en gooi weg wat niet meer relevant is en wat je niet meer hoeft te bewaren. Controleer bijvoorbeeld oude verzekeringspapieren, verouderde garantiebewijzen of dubbele bestanden op je computer.
Plan elk jaar een datum waarop je tijd hebt om dit rustig en zorgvuldig uit te zoeken. Het is verstandig om dit echt vooraf te plannen, anders komt het er vaak niet van. Dit jaarlijkse moment zorgt ervoor dat je administratie actueel blijft en voorkomt dat je huis langzaam volloopt met onnodige papieren. Hierdoor kun je namelijk het overzicht kwijt raken.
Houd rekening met bewaartermijnen
Wist je dat je niet al je documenten altijd hoeft te bewaren? Zo kan de Belastingdienst tot vijf jaar terug gegevens opvragen, maar er zijn ook documenten die al na een jaar weg mogen. Sommige documenten moet je wel altijd bewaren. Let dus goed op welke documenten wel en niet weg mogen na verloop van tijd. Het is handig om gebruik te maken van een bewaarlijst om precies te weten welke documenten je hoe lang moet bewaren. Hierdoor kun je je map per jaar opschonen, zodat je administratie overzichtelijk blijft en je niet onnodig documenten bewaart.
Wees voorbereid op onverwachte situaties
De complete administratie bewaarlijst om jou te helpen
Wil je zeker weten dat je niets belangrijks vergeet te bewaren? Gebruik dan mijn handige bewaarlijst voor administratie. Deze lijst geeft een gedetailleerd overzicht van hoelang je welke documenten moet bewaren en welke je nooit weg mag gooien. Dit kan je helpen om je administratie op orde te houden en zekerheid geven dat je niet iets weggooit wat je nog had moeten bewaren.
Met deze aanpak wordt het bijhouden van je administratie een stuk eenvoudiger. Door een vast systeem en regelmaat in te bouwen, houd je overzicht en ben je goed voorbereid. Succes!
